Coletiva de imprensa: o que é e como realizar uma de sucesso

Antes de informar todos os detalhes para que sua coletiva de imprensa seja um sucesso, é importante que você entenda a finalidade desse evento e os resultados que ele traz.

Afinal, investir em um evento deste porte exige estrutura adequada, capacitação de profissionais e tempo. Vamos ao que interessa?

O que é uma coletiva de imprensa?

De modo geral, uma coletiva de imprensa é um evento para comunicar algo público e de grande relevância.

Geralmente, se organiza uma coletiva para anunciar uma novidade inovadora, personalidades, fazer gestão de crise ou para divulgar uma decisão de um setor público a vários jornalistas de uma vez.

Entretanto, é preciso atenção na hora de estabelecer os critérios para realizar ou não uma coletiva de imprensa. A estratégia é bem-sucedida quando a informação anunciada é impactante ou relevante a diversos veículos de comunicação.

As redações estão com cada vez menos repórteres. Portanto, os editores priorizam eventos que vão resultar em grandes reportagens ou coletivas de imprensa que tratam de assuntos com repercussão considerável.

Deste modo, não é viável para um cliente que a assessoria de imprensa organize uma entrevista coletiva para falar sobre o lançamento de um novo produto, por exemplo.

Por outro lado, a fusão de grandes companhias, inauguração de um novo polo industrial automotivo, além das temidas crises, são razões para realizar uma coletiva de imprensa.

Tipos de coletiva de imprensa

Basicamente, existem dois tipos de coletiva de imprensa. Em um caso possível, o evento é feito para anunciar uma novidade inovadora, em outro, para esclarecer algum problema ou informar sobre uma crise.

Em ambos os casos, é preciso selecionar bem a lista de repórteres convidados, definir o melhor local e horário, como os convites serão enviados, RSVP, que tipo de material de apoio será entregue no decorrer do evento e, o mais importante, preparar bem o porta-voz.

Fizemos uma lista de itens básicos que não podem ser esquecidos na hora de organizar uma coletiva de imprensa:

Mailing

Definir o mailing é um dos primeiros passos mais importantes para a organização de uma coletiva de imprensa. A lista de contatos dos repórteres deve estar atualizada e os convites selecionados devem estar de acordo com a estratégia definida pela assessoria.

É essencial avaliar se os repórteres convidados atuam em editorias que estejam relacionadas com o tema a ser tratado no evento. Desta forma, as chances de ter mais jornalistas na coletiva são muito maiores.

O convite à imprensa deve ter um breve resumo do assunto a ser tratado e os dados básicos sobre o encontro. É essencial informar a data, o horário, o local, o nome completo e o cargo do porta-voz, além do tempo estimado para a realização do evento.

Também é recomendado informar se os jornalistas precisam levar algum tipo de documento de identificação para poder entrar no local ou se é preciso confirmar presença antes.

Por cordialidade, a assessoria também pode informar se o local do evento possui estacionamento gratuito ou tarifado.

Coletiva de imprensa: convite

O RSVP, abreviatura de Répondez S’il Vous Plaît (do francês, responda, por favor) é um recurso utilizado para confirmar quem estará presente no evento realizado. Desta forma, é possível se preparar melhor quanto à estrutura em geral, como número de assentos e press-kits, por exemplo.

A confirmação de participação pode ser feita tanto por e-mail quanto por telefone, momentos antes do evento. O quanto antes o número de participantes for contabilizado, maior será a antecedência com o qual o evento poderá ser preparado.

Local e infraestrutura

A infraestrutura da coletiva de imprensa é importante tanto para uma primeira impressão quanto para o bom funcionamento do evento.

O local precisa ter quantidade de assentos suficientes para os jornalistas, equipamento de som adequado, boa iluminação e temperatura.

Você também deve pensar na captação de imagem. É possível que fotojornalistas e cinegrafistas queiram produzir fotos e vídeos no evento. Portanto, pensar em um local para estes profissionais contribui para a ordem da coletiva e qualidade dos materiais produzidos e posteriormente divulgados pela mídia.

Além de funcional, o ambiente também precisa ser receptivo. Não se esqueça de preparar um café da manhã/tarde ou petiscos para os jornalistas. Se o evento for rápido, deixe à disposição café, água e realize um evento onde haja sanitários.

Data

Ao escolher a data para a coletiva de imprensa, é importante certificar-se de que outras pautas mais impactantes do segmento não ocorrerão no mesmo momento.

É muito provável que um repórter prefira participar de uma coletiva organizada pelo governador do que por uma empresa, caso tenha que escolher, dependendo do assunto.

O horário também não pode ser muito próximo da hora de fechamento de jornais impressos ou revistas. Isso seria um motivo forte para que o evento fique vazio. Portanto, prefira organizar a coletiva de imprensa a partir do início da manhã até o início da tarde.

Press-kit

Para facilitar a cobertura jornalística e situar os repórteres, é recomendado que a assessoria de imprensa distribua um press-kit aos convidados. O mais importante deste conteúdo é que tenha um resumo com as informações principais, nomes e cargos dos envolvidos no assunto e, se for o caso, um exemplar de algum produto relacionado ao que está sendo anunciado.

Um bloquinho de notas e uma caneta com o logo da empresa também podem fazer parte do press-kit, junto a um folder institucional ou encarte personalizado. Apenas tome cuidado para não se empolgar e colocar itens demais para entrar ao jornalista.

Evite brindes que não estejam relacionados com o assunto. Se a coletiva de imprensa for o lançamento de um livro, por exemplo, é natural distribuir exemplares. Mas se o assunto for político ou institucional, o brinde pode soar como uma ofensa.

Veja mais dicas para criar um presskit para o seu evento

Preparação do porta-voz

O mais básico na preparação de um porta-voz é que ele tenha total conhecimento sobre o assunto que vai falar. É essencial que ele faça uma boa exposição e que não deixe dúvidas sobre o que está explicando ou informando.

Contudo, saber apenas sobre o tema central da coletiva de imprensa não é suficiente.

Muitos repórteres comparecem a um evento do gênero para fazer perguntas sobre assuntos relacionados ao que está sendo dito ou, até mesmo, sobre tópicos polêmicos envolvendo a personalidade que está à frente da coletiva.

Por esse motivo, a assessoria de imprensa deve preparar o porta-voz para que ele consiga responder, de forma clara e objetiva, a mais diversa gama de perguntas dos jornalistas. Isso deve ser feito para que a fonte não faça declarações erradas ou use um tom equivocado, que possa refletir na imagem da empresa.

Esteja pronto atender a imprensa

Mesmo quando o que for anunciado não esteja relacionado a uma crise financeira ou de imagem, é importante que quem for falar esteja pronto para surpresas não muito agradáveis na hora das perguntas.

Caso algum fato negativo tenha ocorrido recentemente e a empresa ainda não está pronta para se posicionar sobre o assunto, é recomendado repensar a coletiva de imprensa.

Se você for anunciar algo positivo enquanto um tema polêmico está sendo noticiado pela mídia, as chances de o assunto vir à tona são muito altas.

A assessoria de imprensa deve fazer um media training com perguntas e respostas sobre diversos assuntos relacionados ao tema principal, além do que vai ser anunciado.

Outra dica importante é que o entrevistado tenha em mãos dados e informações concretas sobre o que for falar, caso se esqueça de algo.

Seguindo todas essas dicas, as chances de a coletiva de imprensa ser um sucesso são muito altas!

E se ainda ficaram dúvidas, é só fazer contato pelo formulário abaixo.